sonderfilm lab
in entwicklung

Datenschutzerklärung

Stand: 23.06.2026

1. Verantwortliche

Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Katja Thömmes
sonder film lab: Laden für analoge Fotografie
Breite Str. 12
04317 Leipzig

E-Mail: hello@sonderfilmlab.de
Telefon: +49 341 24753525

(vgl. unser Impressum)

2. Allgemeine Hinweise und Grundlagen

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). In dieser Erklärung informieren wir darüber, welche Daten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen – z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Rechtsgrundlagen im Überblick

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Newsletter)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Bestellabwicklung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (z. B. steuerliche Aufbewahrung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. technischer Betrieb der Website)

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) gehostet. Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch Informationen, die dein Browser übermittelt, und speichert diese in sogenannten Server-Logfiles. Dies sind insbesondere: aufgerufene Seite / Datei, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse.

Zweck: technisch fehlerfreie Bereitstellung und Sicherheit der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Serverstandort: Die Daten werden in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH innerhalb Deutschlands bzw. der EU verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Server-Logfiles werden nach 7 Tagen gelöscht. 

4. Kontaktaufnahme (Formular und E-Mail)

Wenn du uns über das Kontaktformular oder per E-Mail eine Anfrage schickst, verarbeiten wir die von dir gemachten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht), um deine Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Zweck: Beantwortung der Anfrage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) wenn die Anfrage mit einem Vertrag bzw. einer Bestellung zusammenhängt; ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).
Serverstandort: Die Daten werden bei unserem Email-Dienstleister Heinlein GmbH (“mailbox.org”) auf deutschen Servern gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern nicht vertragsrelevant, beträgt die maximale Speicherdauer von E-Mail Anfragen 30 Tage. 

5. Bestellabwicklung (Filmentwicklung, Scans, Fotoprints)

Zur Abwicklung deiner Bestellung verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, insbesondere:

  • Name und Kontaktdaten (E-Mail, ggf. Anschrift)
  • Bestell- und Auftragsdaten (gewählte Leistung, Anzahl, Format etc.)
  • das von dir eingesandte bzw. abgegebene Filmmaterial bzw. hochgeladene Bilddateien sowie die im Rahmen des Auftrags erstellten Scans
  • zahlungsbezogene Angaben im Rahmen der Vorkasse/Überweisung

Personenbezogene Daten werden sowohl physisch im Ladengeschäft (Auftragszettel, Filmmaterial und Prints) als auch digital in unserem Ordermanagementsystem verarbeitet. Im Rahmen der Bestellabwicklung genutzte externe Dienstleister sind unter Abschnitt 6 aufgeführt. 

Zweck: Durchführung des Vertrags – Filmentwicklung, Digitalisierung (Scans) und Erstellung von Fotoprints sowie Bereitstellung der Ergebnisse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Serverstandort: Alle Daten werden lokal oder bei Dienstleistern mit Serverstandort innerhalb Deutschlands bzw. der EU verarbeitet.
Speicherdauer: Bestelldaten werden für die Dauer der Auftragsabwicklung sowie im Rahmen handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO) gespeichert. Scan-Dateien werden 30 Tage nach Bereitstellung des Download-Links gelöscht. Filmmaterial (entwickelte Negative) werden auf Kundenwunsch bis zur Abholung aufbewahrt. Es wird dringend darum gebeten, entwickelte Negative spätestens 90 Tage nach Auftragsabschluss abzuholen. Auf expliziten Kundenwunsch können diese auch länger aufbewahrt werden, maximal ein Jahr. Eingesandte bzw. hochgeladene Bilddateien für Prints werden sofort nach Durchführung des Auftrags gelöscht.

6. Weitergabe an externe Dienstleister

6.1 Rechnungsstellung und Buchhaltung (Lexware)

Für die Erstellung von Rechnungen und die Abwicklung der Buchhaltung nutzen wir den cloudbasierten Dienst Lexware Office der Lexware GmbH (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg). Dabei werden die zur Rechnungsstellung erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere dein Name, deine Anschrift, deine Kontaktdaten sowie die auftrags- und rechnungsbezogenen Angaben (z. B. Leistung, Betrag, Datum).

Zweck: Erstellung, Versand und Verwaltung von Rechnungen sowie Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).
Serverstandort: Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb Deutschlands bzw. der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Rechnungsdaten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (in der Regel 10 Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB) und nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

6.2 Bereitstellung von Scans (Hetzner / Nextcloud)

Zur Bereitstellung der digitalisierten Dateien (Scans) nutzen wir eine selbst betriebene Nextcloud-Instanz, die auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) gehostet wird. Über zugriffsbeschränkte Links stellen wir dir deine Scans zum Download bereit. Dabei werden insbesondere deine Bestell- bzw. Auftragszuordnung, das bereitgestellte Bildmaterial sowie technische Zugriffsdaten (z. B. Zeitpunkt des Abrufs) verarbeitet.

Zweck: Sichere Bereitstellung und Übermittlung der digitalisierten Dateien an dich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Serverstandort: Die Daten werden in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH innerhalb Deutschlands bzw. der EU verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Die bereitgestellten Dateien sowie die zugehörigen Download-Links werden 30 Tage nach Bereitstellung des Download-Links gelöscht bzw. deaktiviert.

6.3 Druckdaten-Upload (Coppio)

Zur Herstellung von Fotoprints werden die erforderlichen Druckdaten über den externen Dienstleister COPPIO GbR (Oliver Janssen & Rouven Pajewski, Schützenhofstr. 34a, 26135 Oldenburg) an uns übermittelt. Dieser erhält die Druck- und Bestelldaten ausschließlich zum Zweck der Erstellung und ggf. des Versands der bestellten Prints. Konkret werden folgende personenbezogenen Daten erfasst: Name und Kontaktdaten (inkl. E-Mail, ggf. Anschrift), Bestell- und Auftragsdaten (gewählte Leistung, Anzahl, Format etc.) sowie die von dir hochgeladene Bilddateien.

Bei Nutzung des von Coppio bereitgestellten Bestellportals www.coppio.app/sonderfilmlab können außerdem weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Beachte dazu auch die Datenschutzerklärung von Coppio: https://www.coppio.de/datenschutz 

Zweck: Durchführung des Vertrags (Erstellung von Fotoprints)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Serverstandort: Coppio verarbeitet Daten innerhalb der EU. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Speicherdauer: Von dir hochgeladene Bilddateien werden sofort nach Durchführung des Auftrags (Erstellung der Prints) gelöscht. Für die Bereitstellung der Prints notwendige Bestell- und Auftragsdaten werden in der Regel sofort nach Durchführung des Auftrags (bei Bestellung mit Gastzugang) gelöscht. Sofern du ein Kundenkonto bei Coppio erstellst, werden deine Daten bis zur Löschung des Kundenkontos gespeichert. 

6.4 Transaktions-Emails (Brevo)

Für den Versand von Transaktions-Emails (z. B. Bestellbestätigungen, Bereitstellung von Downloadlinks) nutzen wir den Dienstleister Brevo GmbH (Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin). Dabei werden deine E-Mail-Adresse, dein Name, der Inhalt der jeweiligen Nachricht sowie personalisierte Nutzungsdaten verarbeitet und temporär gespeichert. 

Zweck: Versand von Transaktions-Emails (z.B. Download-Links für Scans) und Nachvollziehbarkeit der Nutzung (z.B. ob Email geöffnet wurde)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Funktionalität des Systems)
Serverstandort: Brevo verarbeitet Daten innerhalb der EU (Belgien). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Versendete Emails sowie korrespondierende User- und Nutzungsdaten (Logs) werden spätestens einen Monat nach Versand der Email gelöscht.

6.5 Email-Newsletter (Brevo)

Wenn du dich für unseren Newsletter anmeldest, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und deinen Namen, um dir den Newsletter zuzusenden. Der Versand erfolgt über den Dienstleister Brevo (Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin), der neben der Verarbeitung deiner Email-Adresse und deinem Namen auch anonymisierte Nutzungslogs erstellt. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Nach deiner Anmeldung erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung wird deine Adresse in den Verteiler aufgenommen. So stellen wir sicher, dass die Anmeldung tatsächlich von dir stammt. 

Zweck: Newsletterversand und Erhebung von Newsletter-Nutzungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Serverstandort: Brevo verarbeitet Daten innerhalb der EU (Belgien). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Deine Email-Adresse wird bis zum Widerruf deiner Einwilligung zum Newsletter-Versand gespeichert. Anonymisierte Nutzungsdaten werden nach einem Jahr gelöscht:
Widerruf: Du kannst den Newsletter jederzeit abbestellen, z. B. über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

6.6 Fehleranalyse / Error-Tracking (Sentry)

Zur Erkennung, Eingrenzung und Behebung technischer Fehler und Abstürze auf der Website nutzen wir den Dienst Sentry. Anbieter ist die Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. 

Wenn auf der Website ein technischer Fehler auftritt, werden Fehlerberichte erzeugt und an Sentry übermittelt. Dies erfolgt komplett anonymisiert, es werden dabei keinerlei personalisierte Daten erhoben und gespeichert. 

Zweck: Error-Tracking auf der Webseite
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Funktionalität der Webseite)
Serverstandort: Wir nutzen den Sentry-Serverstandort in Frankfurt am Main. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.
Speicherdauer: Fehlerberichte und Logs werden nach 30 Tagen gelöscht.

7. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten zu:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde deines Bundeslandes bzw. die für mich zuständige Behörde:

Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte

Maternistraße 17

01067 Dresden

Telefon: +49 351 85471-101

Fax: +49 351 85471-109

E-Mail-Adresse: post@sdtb.sachsen.de

8. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um deine personenbezogenen Daten – insbesondere das von dir eingesandte Bild- und Filmmaterial – vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Weitergabe zu schützen (Art. 32 DSGVO). Diese Maßnahmen orientieren sich am Stand der Technik und am besonderen Schutzbedarf von privatem Foto- und Filmmaterial und werden fortlaufend überprüft und angepasst.

Zu den Maßnahmen gehören unter anderem:

  • Verschlüsselte Datenübertragung: Die Übertragung vertraulicher Inhalte (z. B. Anfragen, Bestellungen, Bereitstellung von Scans) erfolgt SSL-/TLS-verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile deines Browsers.
  • Geschützte digitale Speicherung: Dein digitales Material wird auf zugriffsgeschützten Systemen gespeichert. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt und durch geeignete Maßnahmen (z. B. Zugangsschutz, Verschlüsselung der Datenträger, aktuelle Sicherheitsupdates) abgesichert.
  • Geschützte Bereitstellung von Downloads: Die Bereitstellung digitalisierter Dateien (Scans) erfolgt über zugriffsbeschränkte Links, die zeitlich befristet und passwortgeschützt sind.
  • Sichere Aufbewahrung physischer Materialien: Physische Materialien (Negative, Prints) werden in den Geschäftsräumen in dafür vorgesehenen, vor unbefugtem Zugriff geschützten Archiven aufbewahrt.
  • Begrenzte Aufbewahrung: Material wird nicht länger gespeichert bzw. aufbewahrt als für die Auftragsabwicklung und etwaige gesetzliche Pflichten erforderlich; anschließend wird es gelöscht, vernichtet oder – soweit vereinbart – zurückgegeben.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 23.06.2026. Durch die Weiterentwicklung meines Angebots oder geänderte gesetzliche bzw. behördliche Vorgaben kann es notwendig werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.